Il dubbio è assolutamente lecito, ma per poter dare la risposta a questa domanda ci sono tante altre domande da porsi, domande per capire se noi e il nostro partner tecnologico siamo pronti per intraprendere il percorso di digitalizzare della carta.
Quali sono, quindi, i primi passi per digitalizzare gli archivi cartacei e fare a meno della carta ? cosa devo chiedere al mio fornitore di fiducia per essere tranquillo sull’intero processo ?
Ecco quindi una lista di domande per capire se sono stati utilizzate tutte le procedure legali ed operative per garantire un ottimo risultato sia in termini di digitalizzazione che dematerializzazione.
Cosa chiedere e cosa chiedersi
A cosa serve la GED (Gestione Elettronica Documentale) ?
La GED consente di gestire, organizzare, condividere o archiviare file, garantendo una corretta amministrazione dei documenti, dalla loro produzione, alla loro conservazione.
Quali sono i vantaggi della GED ?
In breve la gestione elettronica dei documenti consente di ottimizzare e snellire i processi, ridurre i volumi di carta, gli spazi di archiviazione e i costi. Inoltre, rende disponibili e inalterabili i documenti.
In che modo vengono tracciati i miei documenti da quando vengono presi in carico?
Devo essere sicuro che il numero di documenti che lasciano la mia azienda per essere digitalizzati, devono essere lo stesso numero di documenti che verranno digitalizzati.
Devo infatti essere in grado di chiedere al fornitore, in qualsiasi momento della lavorazione, dove è finito il mio documento, in quale momento della lavorazione si trova e quale operatore lo sta lavorando
I documenti passano da fornitori di terze parti quando lasciano la mia azienda?
Devo assolutamente essere informato se i miei documenti in una o piu delle sue fasi di lavorazioni vengono dati in mano ad altre società.
Esiste una legge in Svizzera che consente di sostituire la carta ?
Certo, l’articolo 9 riguardo la tenuta e la conservazione dei libri contabili esplicita che la carta non è il solo supporto per la gestione degli archivi, questa gestione si chiama:
AOS (Archiviazione Ottica Sostitutiva)
Basterebbe il procedimento di sola scansione/digitalizzazione della carta per poter gestire l’AOS ?
Assolutamente NO!
Per poter sostituire la carta dovremmo seguire tutte le procedure descritte nel paragrafo «b» dell’articolo 9 e quindi inserire tali procedure di digitalizzazione dei file nella nostra organizzazione.
Questo tipo di procedure sono soltanto informatiche ?
Assolutamente NO!
Si tratta di lavorare su due strade in parallelo, la piattaforma Software e la parte organizzativa e procedurale del partner tecnologico che mi seguirà nel percorso.
