Gestione Elettronica Documentale
GED è l’acronimo di Gestione Elettronica Documentale, che permette di trasformare “la carta” in formato digitale, dallo scontrino di cassa alle fatture, dal disegno tecnico in grandi formati alle note spese, da questo momento ogni archivio cartaceo può essere digitalizzato in sicurezza, permettendo un risparmio in termini di tempo e denaro per la gestione e la ricerca dei documenti.
GED è la Gestione Elettronica Documentale
GED vuol dire Digitalizzare, semplificare e risparmiare utilizzando la tecnologia a secondo delle proprie necessità.
GED significa abbandonare strumenti tradizionali, cosiddetti analogici, al fine di snellire flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure, legate alla produzione, alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing alle vendite o al customer care.
GED porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti, non più limitati a un particolare contesto, alla scrivania o all’ufficio. Poter gestire riunioni grazie alla possibilità di avere documenti condivisibili a distanza.
GED porta anche alla centralizzazione dei documenti informatici sparsi nei vari archivi ottici aziendali racchiudendoli in un contenitore unico dove conservare, aggiornare e condividere i documenti
I vantaggi della GED:
Accesso immediato
L'accesso ai documenti è molto più rapido, perché dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all'accesso.
Ricerca mirata
Grazie alla creazione di una versione digitale dei contenuti, l'intero testo viene memorizzato. Quando si ha necessità di trovare tutti i file che riguardano un particolare cliente o progetto, la ricerca all'interno del database dei documenti digitali può essere fatta agevolmente attraverso la ricerca di ogni menzione o citazione del nome cliente o del progetto. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.
Inalterabilità dei documenti
Mai più documenti sbiaditi, rovinati o consumati dal tempo
Vantaggi economici
Digitalizzando le informazioni aziendali, è statisticamente provato che il risparmio ottenuto si quantifica tra il 5 e il 20% del fatturato.
Esempi di processi di digitalizzazione aziendale:
- integrazione di flussi aziendali, così da ottenere un controllo più accurato dei singoli processi e dell’insieme delle attività;
- automatizzazione le fasi di lavorazione
- collegamento in tempo reale dei soggetti coinvolti nella filiera aziendale, per esempio fornitori e distributori;
- gestione snella delle risorse umane, con condivisione di progetti a distanza e smart working.
Come si può vedere, le possibilità sono molte.
In generale, ciò che accomuna tutte queste soluzioni sono i concetti di condivisione, connessione e integrazione.
In sostanza si tratta di far lavorare in modo più intelligente, snello e flessibile per accedere e condividere più informazioni ed eliminare ridondanze e ottimizzare le risorse.
