L’articolo 9 riguardo la tenuta e la conservazione dei libri contabile dichiara:
Sono ammessi per la conservazione di documenti:
i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili.
i supporti d’informazione alterabili quando:
sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);
è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);
sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione;
sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).
I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).
La legge, quindi, impone la conservazione di un documento, ma non specifica la carta come unico supporto per la conservazione.
I supporti ammessi si dividono in: inalterabili ed alterabili
Supporti Inalterabili
I supporti di informazione inalterabili come la carta
I supporti di immagine
I supporti di dati inalterabili
Supporti alterabili, condizioni tecniche e procedure:
Il paragrafo «b», inoltre, esplicita anche i supporti alterabili ma a solo se sono applicate determinate condizioni:
Sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);
E' possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);
Sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione;
Sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).
Finalmente possiamo scegliere
Esiste, quindi, una legge che da la facoltà a qualsiasi azienda, amministrazione pubblica o ente in ambito sanitario, di gestire il proprio archivio in forma cartacea oppure passare al supporto digitale.
