Vi mostriamo nel dettaglio qualcosa che non tutti conoscono e che abbiamo imparato grazie alla nostra esperienza ventennale.
Vi descriveremo in tutte le sue 5 fasi il corretto percorso di una Gestione Elettronica Documentale Certificata.
1.Presa a carico
Lo staff di Tectel in sicurezza ritira dal proprio cliente documenti e faldoni, essi vengono catalogati e inseriti nelle unità di archiviazione (UDA) da noi fornite, numerate con un codice univoco (rappresentato sia in forma alfanumerica che con codice a barre).
2.Preparazione del documento
Si tratta di una fase del procedimento di gestione elettronica documentale in cui vengono eseguite tutte le azioni di allestimento fisico della documentazione. I documenti vengono separati togliendo graffette o punti metallici e viene verificata l’integrità degli stessi. C’é il controllo di conformità che prevede la conta dei fogli che compongono il documento e la verifica di eventuali anomalie.
3.Scansione
I documenti vengono trasformati da analogici a digitali tramite scanner professionali dedicati.
In questa fase si crea un database di immagini elettroniche grazie all’utilizzo di una vasta e completa gamma di scanner professionali.
Le immagini possono essere scansionate in b/n, scala di grigio e a colori nelle varie risoluzioni e in diversi formati concordati con il cliente: file TIF, file PDF, etc…
4.Indicizzazione-Validazione
La fase di indicizzazione prevede l’assegnazione ai documenti degli indici di classificazione (metadati).
Un sistema di riconoscimento automatico rileva i caratteri stampati (OCR) e i caratteri manoscritti (ICR) in modo da estrarre e assegnare le informazioni utili ad una successiva ricerca.
In questa fase viene effettuata anche la verifica di buona riuscita della scansione, vengono effettuati dei controlli sulla qualità delle immagini acquisite, ovvero:
- Verifica delle immagini;
- Pulizia delle immagini;
- Eventuale eliminazione dei fogli bianchi;
- Rotazione delle immagini nel senso di lettura;
- Rescan nel caso di accertamento di scarsa qualità delle immagini.
Una volta generato il file vengono ricontate le pagine da un sistema automatico ed il risultato è confrontato con il valore contato dagli addetti durante la fase di normalizzazione
5.Macero
L’attuale processo prevede lo smaltimento della documentazione scansita. Il macero avverrà dopo il collaudo del lotto di lavorazione, previa approvazione del cliente.
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